+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Статья 9 Основ. Нотариальное делопроизводство

Статья 9. Нотариальное делопроизводство

Комментарий к статье 9

Примерная номенклатура состоит из двух разделов: Организация нотариальной деятельности» и «Совершение нотариальной деятельности». Примерная номенклатура устанавливает заголовки дел и сроки хранения дел.
Уменьшение сроков хранения дел, установленных Примерной номенклатурой дел, запрещается.
Новые заголовки дел, не предусмотренные Примерной номенклатурой, если они не объединяют или не разделяют предусмотренные Примерной номенклатурой дела, нотариус вправе включить в индивидуальную номенклатуру дел только в связи с введением законодательными актами Российской Федерации нового нотариального действия или нового документа, обязательного для нотариуса. При этом срок хранения такого дела указывается в индивидуальной номенклатуре нотариуса только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру.
Согласно п. 9.2.3 Кодекса профессиональной этики нарушение Правил, которые носят неустранимый характер, является дисциплинарным проступком нотариуса, который влечет наступление дисциплинарной ответственности.
2. Контроль за исполнением Правил нотариального делопроизводства. Контроль осуществляется в форме проверок. Проверки исполнения Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, могут быть плановыми, внеплановыми, повторными.
Плановые проверки проводятся один раз в четыре года. Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Внеплановая проверка проводится по предложению нотариальной палаты или территориального органа юстиции при поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил. Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.
Повторная проверка проводится в случае выявления в процессе плановой или внеплановой проверки недостатков и нарушений Правил в работе нотариуса. Основанием для проведения повторной проверки является непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения проверки, в ходе которой выявлены существенные нарушения Правил.
Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители территориального органа юстиции и нотариальной палаты. Срок проведения проверки не должен превышать пяти рабочих дней. По итогам проверки составляется справка.
По результатам проверки территориальный отдел Минюста России может внести в нотариальную палату представление о применении к нотариусу мер дисциплинарного воздействия или о предъявлении в суд требования об отстранении нотариуса от должности с одновременным принятием решения о приостановлении статуса нотариуса.

Статья 9. Нотариальное делопроизводство

Долгое время таких правил не существовало и единственным документом, устанавливающим правила нотариального делопроизводства, являлась Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа 1976 г. N 32, которая не отменена, хотя и существенно устарела.

Однако решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 N 11/09 и приказом Минюста России от 19.11.2009 N 403 утверждены Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила делопроизводства).

Указанные Правила устанавливают единый порядок работы нотариусов с документами и регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

В соответствии с указанными правилами в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы:

— журнал регистрации входящей корреспонденции;

— журнал регистрации исходящей корреспонденции;

— журнал организационно-распорядительных документов;

— книга специального учета;

— журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса.

Все книги и журналы, которые ведутся в нотариальной конторе, должны быть прошиты, листы их пронумерованы и скреплены печатью территориального органа Минюста России (для государственных нотариальных контор) либо региональной нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой).

В журнале регистрации входящей корреспонденции регистрируются все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки, за исключением документов, необходимых для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающих определенные факты или события (правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).

В журнале регистрации исходящей корреспонденции регистрируется все документы, исходящие от нотариуса, за исключением документов, являющихся документальным оформлением нотариального действия — свидетельств, актов и т.д.

Исходящие документы направляются заявителю по почте, нарочным или передаются нотариусом на личном приеме под расписку.

В журнале организационно-распорядительных документов регистрируются все организационно-распорядительные документы нотариуса, т.е. документы, составляемые нотариусом в процессе совершения нотариального действия или отказа в его совершении, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия.

К организационно-распорядительным документам нотариуса относятся:

— постановление (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия, а именно постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, постановления об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство и др.);

— запрос об истребовании сведений и документов.

Для учета документов, группировки их в дела и определения сроков их хранения в конце каждого года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом Минюста России, составляется номенклатура дел- систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения, которая до 1 декабря текущего года представляется для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган Минюста России.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В соответствии с номенклатурой дел все имеющиеся у нотариуса документы, посредством их группировки, формируются в дела и систематизируются внутри дела.

Дела, в том числе реестры, книги, журналы, постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированные у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, с момента их открытия до момента передачи в архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования.

2. Контроль за исполнением правил делопроизводства нотариусами, работающими в государственной нотариальной конторе, осуществляют территориальные органы Минюста России, а нотариусами, занимающимися частной практикой, — территориальные органы Минюста России совместно с региональной нотариальной палатой.

При этом проверка исполнения Правил делопроизводства проводится один раз в четыре года.

Порядок осуществления контроля за исполнением правил делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, регулируется Правилами делопроизводства.

В соответствии с указанными Правилами делопроизводства проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил делопроизводства могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.

Плановые проверки проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа Минюста России по согласованию с региональной нотариальной палатой.

Проверки осуществляются комиссией, персональный состав которой утверждается приказом территориального органа Минюста России по согласованию с региональной нотариальной палатой по каждой проверке отдельно. В состав комиссии входят представители территориального органа Минюста России и региональной нотариальной палаты.

Проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке, они проверяют правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, соблюдение форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:

— фамилия имя, отчество нотариуса;

— данные лицензии на право нотариальной деятельности и приказа территориального органа Минюста России о назначении на должность нотариуса;

— место нахождения нотариальной конторы;

— замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил делопроизводства;

— предложения по результатам проверки.

В случае выявления в ходе проверки существенных нарушений Правил делопроизводства, территориальный орган Минюста России и региональная нотариальная палата назначают повторную проверку нотариуса, допустившего их нарушения. При этом повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки.

По результатам повторной проверки составляется заключение, содержащее помимо сведений, указываемых в справке по результатам плановой проверки, информацию об устранении выявленных в ходе плановой проверки нарушений.

Внеплановая проверка может назначаться по инициативе региональной нотариальной палаты или территориального органа Минюста России при поступлении обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом правил делопроизводства.

По результатам внеплановой проверки составляется справка как при плановой проверке. В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений правил делопроизводства назначается повторная проверка.

Раздел I. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НОТАРИАТА

Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 1. Нотариат в Российской Федерации

Нотариат в Российской Федерации призван обеспечивать в соответствии с Конституцией Российской Федерации, конституциями (уставами) субъектов Российской Федерации, настоящими Основами защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц путем совершения нотариусами предусмотренных законодательными актами нотариальных действий от имени Российской Федерации.

Это интересно:  Статья 23.68 КоАП РФ. Федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление функций по принудительному исполнению исполнительных документов и обеспечению установленного порядка деятельности судов

(в ред. Федерального закона от 29.12.2006 N 258-ФЗ)

Нотариальные действия в Российской Федерации совершают в соответствии с настоящими Основами нотариусы, работающие в государственной нотариальной конторе или занимающиеся частной практикой.

Реестр государственных нотариальных контор и контор нотариусов, занимающихся частной практикой, ведет федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю в сфере нотариата, в порядке, установленном Министерством юстиции Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 29.06.2004 N 58-ФЗ, от 29.12.2006 N 258-ФЗ)

В случае, если в поселении или расположенном на межселенной территории населенном пункте нет нотариуса, право совершать нотариальные действия, предусмотренные статьей 37 настоящих Основ, имеют соответственно глава местной администрации поселения и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления поселения или глава местной администрации муниципального района и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления муниципального района.

(часть четвертая в ред. Федерального закона от 25.12.2008 N 281-ФЗ)

Нотариальные действия от имени Российской Федерации на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений Российской Федерации, уполномоченные на совершение этих действий.

Нотариальная деятельность не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли.

Страница 1 из 34

надежная правовая поддержка

«Основы законодательства Российской Федерации о нотариате»

Документ предоставлен КонсультантПлюс

Дата сохранения: 05.10.2012

(ред. от 29.06.2012)

Статья 2. Нотариус в Российской Федерации

На должность нотариуса в Российской Федерации назначается в порядке, установленном настоящими Основами, гражданин Российской Федерации, имеющий высшее юридическое образование, прошедший стажировку сроком не менее одного года в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, сдавший квалификационный экзамен, имеющий лицензию на право нотариальной деятельности.

Срок стажировки для лиц, имеющих стаж работы по юридической специальности не менее трех лет, может быть сокращен в порядке, определяемом Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой. Продолжительность стажировки не может быть менее шести месяцев. Порядок прохождения стажировки определяется Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

(в ред. Федерального закона от 29.06.2004 N 58-ФЗ)

При совершении нотариальных действий нотариусы обладают равными правами и несут одинаковые обязанности независимо от того, работают ли они в государственной нотариальной конторе или занимаются частной практикой. Оформленные нотариусами документы имеют одинаковую юридическую силу.

Постановлением Конституционного Суда РФ от 19.05.1998 N 15-П часть четвертая статьи 2 признана не противоречащей Конституции РФ.

Нотариус, занимающийся частной практикой, должен быть членом нотариальной палаты.

Статья 3. Лицензия на право нотариальной деятельности

Нотариальной деятельностью в соответствии с настоящими Основами вправе заниматься гражданин Российской Федерации, получивший лицензию на право этой деятельности. Данное требование не распространяется на должностных лиц, указанных в частях четвертой и пятой статьи 1 настоящих Основ.

Лицензия на право нотариальной деятельности (далее — лицензия) выдается территориальным органом федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата, в течение месяца после сдачи квалификационного экзамена на основании решения квалификационной комиссии.

(в ред. Федерального закона от 29.12.2006 N 258-ФЗ)

Порядок выдачи лицензии устанавливается Министерством юстиции Российской Федерации. Отказ в выдаче лицензии может быть обжалован в суд в течение месяца со дня получения решения территориального органа федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата.

(в ред. Федерального закона от 29.12.2006 N 258-ФЗ)

Гражданин, получивший лицензию, но не приступивший к работе в должности нотариуса в течение трех лет, допускается к должности нотариуса только после повторной сдачи квалификационного экзамена. Помощник нотариуса повторного экзамена не сдает.

Статья 4. Квалификационная и апелляционная комиссии

Квалификационная комиссия принимает экзамен у лиц, прошедших стажировку и желающих заниматься нотариальной деятельностью.

Квалификационная комиссия образуется при территориальных органах федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции и функции по контролю и надзору в сфере нотариата, с участием представителей нотариальной палаты. Представители федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю в сфере нотариата, могут принимать участие в работе любой квалификационной комиссии.

§ 1. Общие правила нотариального делопроизводства

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов нотариальной практики.

В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа 1976 г. N 32. Вместе с тем единый порядок ведения делопроизводства необходим. Особенно важное значение это имеет при передаче дел от одного нотариуса к другому в связи со сложением полномочий. Рядом региональных нотариальных палат разработаны собственные инструкции (положения, правила и т.п.) по делопроизводству, применяемые нотариусами в пределах области, причем некоторые из них подготовлены на высоком профессиональном уровне, однако юридическая сила таких местных правил весьма условна.

В целях единства практики ведения делопроизводства всеми нотариусами и за неимением иного нормативного материала целесообразно, очевидно, придерживаться хотя бы основных правил, установленных вышеназванной Инструкцией и приложением N 1 к ней, естественно, с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства.

При оформлении нотариальных действий нотариусам надлежит руководствоваться Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 ╚Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах╩, приложение к которому содержит формы нотариальных актов.

Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Делопроизводство нотариуса включает:

√═ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

√═работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

√═ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контроль за исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы (приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству):

а) журнал входящей корреспонденции (форма N 1);

б) журнал исходящей корреспонденции (форма N 2);

в) разносная книга для местной корреспонденции (форма N 3);

г) книга жалоб и предложений (форма N 4).

Указанные книги и журналы, а также все иные книги и журналы должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы и скреплены печатью органа юстиции (для государственных нотариальных контор) либо нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой).

Правила нотариального делопроизводства и совершения удостоверительных надписей нотариусами

261. — Значение нотариального делопроизводства.От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация работы нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов. Вместе с тем в настоящее время порядок ведения делопроизводства является одним из самых неурегулированных законодательством вопросов нотариальной практики.

В соответствии со ст. 9 Основ нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Однако требование названной статьи не исполнено, правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, хотя и значительно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР

19 августа 1976 г. № 32. В целях единства практики ведения нотариального делопроизводства и за неимением иного нормативного акта нотариусы руководствуются названной Инструкцией с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства.

262. — Язык нотариальных актов.Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

При этом документ оформляется на русском языке. После текста документа, например доверенности, перед подписью представляемого делается указание, что ввиду незнания им русского языка текст доверенности переведен ему устно на соответствующий язык нотариусом или переводчиком с указанием фамилии, имени и отчества последнего. После подписи представляемого и переводчика делается надпись об удостоверении доверенности с аналогичным указанием, при этом не только удостоверяется сама доверенность, но и свидетельствуется верность перевода либо подлинность подписи переводчика.

Это интересно:  Статья 24 Семейного кодекса РФ с комментариями

263. — Ответственностьза организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контрольза исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции субъектов Федерации, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, — органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

264. — Элементы нотариального делопроизводства.Делопроизводство нотариуса включает:

1) организационно-распорядительную документацию;

2) работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

3) составление номенклатур;

4) ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

5) ведение архива нотариальной конторы.

265. — В документах организационно-распорядительного характерауказывается фамилия, имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес (как правило,

воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа. К документу составляется заголовок, который формулируется составителем. Он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

При написании адресана документе необходимо соблюдать следующие правила:

· документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

· наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

· при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном;

· почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ; в том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя; перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

В состав подписивходят:

· обозначение должности лица, подписывающего документ;

· личная подпись и ее расшифровка.

Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

К ведению документации организационно-распорядительного характера относится также издание различного рода приказов и распоряжений, в том числе по штатам нотариальной конторы, составление статистических отчетов о нотариальной деятельности, оформление документации о финансовой и хозяйственной деятельности, ведение протоколов производственных совещаний и т. п.

266. — Все документы, поступившие в нотариальную контору и требующие исполнения, подлежат регистрации.Не регистрируются

лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, не связанные с деятельностью нотариуса. Конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются и уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Подлежащие регистрации документы регистрируются в день поступления и учитываются в Журнале входящей корреспонденции. На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляются также номер, под которым он зарегистрирован в Журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимое имущество, если они поступили по почте, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и принимаются к исполнению.

Нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения. Документ принимается к производству, корреспонденту дается ответ по существу. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа и включает краткую справку об исполнении и указание номера дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции. На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа. Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге.

267. — Действующая в нотариальной конторе номенклатура дел(нарядов) составляется на основе Примерной номенклатуры. В действующую номенклатуру должны быть включены все дела

(наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

Примерная номенклатура дел (нарядов) нотариальной конторы (нотариуса) состоит из двух разделов:

I раздел— «Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы» (документы финансовой и хозяйственной деятельности; статистические отчеты; справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы; приказы и трудовые договоры по личному составу; заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них; журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции и др.);

II раздел— «Совершение нотариальных действий» (договоры об отчуждении недвижимого имущества; договоры о залоге имущества; прочие договоры; доверенности; завещания; наследственные дела и др).

Действующая номенклатура утверждается нотариусом, в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года. Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов). Экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества и иные документы, связанные с оформлением наследственных прав, формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел, ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по поступившему заявлению. Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы

систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

268. — Ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий,предполагает составление необходимых реестров, книг, журналов, а также заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Формы реестров для регистрации нотариальных действий утверждены приказом Минюста РФ от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» и содержатся в приложении к нему:

· реестр для регистрации нотариальных действий нотариуса (форма № 1);

· реестр для регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (форма № 2).

Все нотариальные действия, совершаемые нотариусами, кроме депозитных операций, должны регистрироваться в реестре для регистрации нотариальных действий. Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов заверяется подписью работника министерства юстиции субъекта Федерации и скрепляется печатью соответствующего органа.

Запись нотариального действия в реестре производится нотариусом или иным работником нотариальной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны нотариусом. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью нотариуса.

В реестре регистрации нотариальных действий содержится следующая информация:

· порядковый номер нотариального действия с начала года, который указывается также в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях на документах;

Это интересно:  Статья 1182 ГК РФ. Особенности раздела земельного участка

· дата совершения нотариального действия (она должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или в ином документе, оформленном нотариусом);

· фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводников; в отношении юридических лиц — полное наименование, документы, подтверждающие их правоспособность и сведения о представителе;

· реквизиты документа, удостоверяющие личность обратившегося гражданина;

· наименование документа и краткое его содержание;

· сумма взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа);

· подпись лица, получившего документ.

Необходимость существования реестра по форме № 2 в настоящее время представляется сомнительной по следующим причинам. Во-первых, нотариусы в настоящее время не налагают запрещений на отчуждение имущества. Статья 76 Основ носит бланкетный характер: наложение запрещений на отчуждение имущества осуществляется на условиях и в порядке, установленном законодательством. На сегодняшний день таких законодательных актов не существует. Даже если исходить из того, что в дальнейшем какими-либо нормативными актами будет предусмотрена обязанность и определен порядок наложения нотариусами запрещений, то запрещения, как любые иные нотариальные действия, должны быть зарегистрированы в реестре регистрации нотариальных действий. Во-вторых, обязанность по регистрации арестов, обременении (ограничений) прав на недвижимое имущество действующим законодательством возложена не на нотариусов, а на учреждения юстиции, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

269. — Нотариальные свидетельства(о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, об удостоверении фактов) должны содержать изображение Государственного герба РФ. Оформляются они на чистых листах, бумаги либо на специальных типографских бланках. Содержание нотариальных свидетельств может изменяться в зависимости от вида свидетельства и конкретных обстоятельств того или иного нотариального дела.

Так, в свидетельстве о праве на наследстводолжна содержаться следующая информация:

· место и дата выдачи;

· фамилия, инициалы нотариуса и наименование нотариального округа, в котором он назначен на должность;

· фамилия, имя, отчество и дата смерти наследодателя;

· основания наследования (по завещанию или по закону);

· фамилия, имя, отчество, дата рождения, место проживания наследников, а также реквизиты документов, удостоверяющих их личности;

· родственное или иное отношение наследников к наследодателю (при наследовании по закону);

· доли наследников в наследстве;

· состав наследственного имущества, его наименование, характеристика, место нахождения и оценка;

· имеющиеся обременения и ограничения прав;

· указание о необходимости регистрации возникшего у наследников права (в установленных законом случаях);

· номер наследственного дела, номер, за которым зарегистрировано свидетельство в реестре регистрации нотариальных действий, суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа);

· печать и подпись нотариуса.

270. — Удостоверительные надписи.Удостоверение договоров, доверенностей, завещаний и иных документов производится путем проставления после текста документа специальных удостоверительных надписей, формы которых утверждены вышеупомянутым приказом Минюста РФ от 10 апреля 2002 г. № 99. Текст удостоверительных надписей может быть изготовлен с помощью каких-либо технических средств, ясно написан от руки либо выполнен с использованием мастичных штампов. Подчистки не допускаются, незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены. Четко и разборчиво должны быть указаны фамилия, имя, отчество нотариуса, наименование нотариального округа.

Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если удостоверительная надпись проставляется на лицевой стороне, обратная сторона документа против надписи прочеркивается. Если удостоверительная надпись излагается на оборотной стороне документа, в этом случае на лицевой стороне документа указывается часть наименования города (поселка, села), где расположена нотариальная контора, а на оборотную переносится остальная часть наименования.

Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются и пронумеровываются, число листов заверяется подписью государственного нотариуса с приложением печати нотариальной конторы. Для изложения удостоверительной надписи или ее продолжения допускается также подклейка листа бумаги с приложением печати, оттиск которой должен быть частично изображен на подклеенном листе. Прикрепление и

подклейка листов бумаги для надписи о свидетельствовании верности копии документа не допускаются.

Даты оформления в текстах договоров, доверенностей, завещаний, иных документов, а также даты удостоверения в удостоверительных надписях указываются полностью словами.

В случае, когда нотариальное действие совершено вне помещения нотариальной конторы, в удостоверительной надписи, так же как и в реестре для регистрации нотариальных действий, указывается место совершения нотариального действия и его адрес.

Удостоверительная надпись на документе, предназначенном для действия за границей, производится с помощью технических средств либо в исключительных случаях от руки, прочеркивать пробелы недопустимо. Согласно ст. 104 Основ нотариусы вправе также совершать удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.

271. — Порядок хранения и уничтожения нотариальных документов.Нотариальные документы (свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены), а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в. делах, производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом. В конце наряда на отдельном чистом листе делается надпись о количестве листов в нем.

На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании.

272. — Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом.

При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г. В соответствии с указанным Перечнем нотариальные документы по срокам хранения можно разделить на три группы:

1) документы постоянного хранения (реестры регистрации нотариальных действий);

2) документы долговременного хранения — от 10 до 75 лет (например, договоры отчуждения недвижимости, свидетельства о праве на наследство, завещания — 75 лет; договоры отчуждения иного имущества и прочие договоры — 25 лет; документы, на основании которых удостоверены договоры отчуждения недвижимости и выданы свидетельства о праве на наследство, — 10 лет);

3) документы кратковременного хранения — до 10 лет (доверенности — 3 года со дня истечения срока их действия, документы по обеспечению доказательств — 5 лет и др.).

В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.

Часть II. Правила совершения нотариальных действий

Раздел V. Нотариальные действия в гражданском обороте России

Глава 11. Правила совершения нотариальных действий

Статья написана по материалам сайтов: kommentarii.org, textbook.news, studfiles.net, business.rin.ru, helpiks.org.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector