+7 (499) 938-69-47  Москва

+7 (812) 467-45-73  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Архивы Документы — Страница 7 из 70 — О недвижке.ру

Что делают люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)? Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. Именно об этом мы и поговорим в этой статье.

Немного об архивах
Начнем с того, что архив является государственным (реже — частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию, как органам государственной власти, так и гражданам.

Архивное дело появилось в незапамятные времена. Об этом свидетельствуют исторические находки, подтверждающие, что у всех цивилизаций, достигших определенного уровня развития, были государственные архивы. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (там был не только архив сената и консулов, но и архив жрецов, а также отдельные архивы известных семей), Византии, Древней Греции, а также из архивов средневековой Европы. Надо сказать, что уже много тысяч лет назад архивы подразделялись по территориальному признаку: на центральные архивы и хранилища и те, которые были в провинциях. В Европе же были сначала архивы сюзеренов и вассалов, а потом – городские и церковные архивы.

Современные архивы
В наши дни архивы фондируются по региональному и ведомственному принципу. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и информация относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, например, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).

Все архивы делятся на:

  • федеральные, правительственные, государственные, текущие, исторические;
  • муниципальные и городские;
  • общественные, частные, общинные.

Сделать запрос в архив по поводу получения той или иной информации могут как частные лица, так и организации, а также органы власти (такие запросы, как правило, имеют служебный характер) и лица, проживающие за границей (такие запросы называются консульскими).

Кроме того, в архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, довольно часто запрашивают также исторические документы. Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.

Куда именно нужно обращаться?
Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Но тут нужно учитывать, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят пять лет, так что если вас интересуют более ранние сведения, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются все документы из районов. Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих или гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек. Для получения информации о моряках следует обращаться в Центральный военно-морской архив. Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, но не знаете, с чего начать поиск информации, то лучше обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания или работы этого человека.

Можно также воспользоваться онлайн путеводителем по отечественным архивам — guides.rusarchives.ru. Там можно осуществлять поиск по 49 региональным архивам и 31 федеральному. Можно также зайти на официальный сайт Росархива.

Архивные запросы: классификация и сроки исполнения
Что касается архивных запросов, то все они делятся на:

  • тематические – это запросы о сведениях, которые касаются определенного события, факта или темы; сделав такой запрос, можно установить сведения, уточняющие факты биографии конкретного человека;
  • генеалогические – такие запросы подразумевают получение информации, которая позволит установить родство или уточнить историю отдельной семьи или рода;
  • социально-правовые – такие запросы, как правило, связаны с получением информации, которая нужна для соблюдения законных прав и интересов лиц или организаций; к социально-правовым относятся служебные запросы от органов власти, консульские запросы, а также запросы от юридических и физических лиц (последние могут касаться состояния здоровья, размера заработной платы, трудового стажа, службы в армии, получения образования, применения репрессий, награждений, актов гражданского состояния и прочего).

Архивные запросы исполняются в соответствии с установленным порядком, который четко прописан в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это значит, что с момента поступления и регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней. Этот срок может быть увеличен по решению руководства архива, но не более чем еще на тридцать дней. При этом сотрудники архива, куда поступил запрос, обязаны уведомить заявителя о продлении срока исполнения запроса.

Но бывают ситуации, когда люди, не разобравшись, подают запрос не по адресу. В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другой архив в течение пяти дней с момента поступления. При этом работники архива должны уведомить заявителя о пересылке запроса и указать адрес другого архива.

Составляем запрос
Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:

  • кому направляется запрос (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);
  • ФИО и адрес заявителя;
  • контактный телефон заявителя;
  • исходящий номер, реквизиты учреждения, юридический адрес (эти данные указываются, если запрос подает юридическое лицо).
Это интересно:  Архивы Документы - Страница 5 из 70 - О недвижке.ру

Далее следует наименование документа: «Заявление», но можно написать и так: «О получении архивной справки». После наименования следует указать:

  • о чем запрос (тут важно четко, конкретно и понятно изложить суть вопроса, а также указать временные и территориальные рамки, которые очень важны, например, при поиске родственников);
  • причину, по которой запрашивается информация;
  • адрес, по которому следует выслать ответ на запрос (это может быть и электронная почта);
  • дату составления запроса;
  • подпись физического лица, ответственного исполнителя или директора учреждения (если запрос подает организация).

Как подать запрос?
Запрос в архив можно подать несколькими способами: лично (принести заявление и зарегистрировать его, предоставив свой паспорт), отправить по почте заказным письмом с уведомлением, через интернет (в последнем случае на адрес электронной почты придет уведомление из архива о поступлении запроса).

Что выдают архивы?
В ответ на запрос архив выдает либо архивную справку, в которой содержатся сведения, относящиеся к предмету запроса, либо архивную выписку с извлечением содержания архивного документа-оригинала, либо архивную копию запрашиваемого документа.

А если информации по запросу в архиве нет, то заявитель получит письмо, в котором будут изложены причины отсутствия документов и рекомендации по дальнейшим действиям.

Если вам нужно разыскать родственников, восстановить утерянное свидетельство о рождении или изучить исторические документы для написания диссертации, нужно просто сделать запрос в архив, грамотно составив заявление.

Письмо Федерального архивного агентства от 08.02.2016 № 7/279-А

Высшим исполнительным
органам государственной
власти субъектов
Российской Федерации

8 февраля 2016 г. № 7/279-А

В связи с внесением изменений в Федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (в редакции Федерального закона от 30 декабря 2015 г. № 452) и направлением в Ваш адрес письма Росреестра от 27 января 2016 г. № 02-исх/00885-КК/16 в Федеральное архивное агентство поступают многочисленные обращения по вопросам реализации положений пункта 2.2 статьи 45 названного закона в отношении уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и государственных архивов субъектов Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство считает необходимым высказать свою позицию по данному вопросу с учетом действующего архивного законодательства.

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций технической инвентаризации, поскольку находятся в делопроизводстве этих организаций вплоть до сноса здания или сооружения, не могут быть переданы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Эти документы могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации лишь после сноса здания или сооружения и проведения в установленном порядке экспертизы их ценности в соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, это касается только технических паспортов тех снесенных зданий и сооружений, которые были отнесены в установленном порядке к памятникам истории и культуры.

Что же касается порядка приема архивных документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, то он определен пунктом 4.4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Согласно этому порядку архивные документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным экспертно-проверочными комиссиями уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

При этом очевидно, что применить эту норму архивного законодательства к документации БТИ в силу специфики организации ее хранения и использования невозможно.

Безусловно, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации вправе самостоятельно определять организации, которые будут осуществлять временное и постоянное хранение документов, образовавшихся в деятельности организаций по государственному учету и технической инвентаризации, а также орган, который будет устанавливать порядок их постоянного хранения и инвентаризации. Однако, как это вытекает из всего ранее сказанного, передача таких полномочий уполномоченному органу исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и, соответственно, государственным архивам субъектов Российской Федерации вступит в противоречие с нормами действующего архивного законодательства.

В связи с этим при принятии решений о реализации положений пункта 2.2 статьи 45 Федерального закона «О государственном кадастре недвижимости» (в редакции Федерального закона от 30 декабря 2015 г. № 452) просим принять во внимание данную позицию Росархива.

Руководитель Федерального архивного агентства

Где и как хранить кадровую документацию

Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся. А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду. Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его.

Что такое архив организации

После того, как сотрудник увольняется, его личное дело уже ни к чему вам хранить в действующих делах, можно помещать его в архив. Просто выбросить кадровые документы нельзя, ведь 17 статья закона «Об архивном деле» обязывает все организации и даже предпринимателей хранить документы работников в течение сроков по перечню ФСТ. Сроки хранения документов указаны в полном перечне, образец которого вы можете вот тут посмотреть .

[wpsm_titlebox title=»Что такое архив организации» style=»3″]
Архив организации – это отдел компании, который комплектует, хранит и ведёт учёт документов, ставших уже неактуальными .
[/wpsm_titlebox]

Это интересно:  Как провести приватизацию дачного домика и какие документы для этого нужны

В 1994 году распоряжением Правительства № 358 рекомендовано всем новорожденным организациям и предпринимателям разрабатывать положения об архиве, где описать, в каком порядке документы будут передаваться в госархив. При разработке положения можно принять за основу «Правила работы архивов организаций» от 06.02.2002г. они хоть и разработаны для государственных и муниципальных предприятий, но вполне подойдут и вам. Можно воспользоваться нашим бланком .

[wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]
По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны.
[/wpsm_titlebox]

Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами. Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Как создать архив

Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение. Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Важно: в помещении не должно быть сыро – грибок быстро съест ваши дела! И нельзя допустить пожара или потопа, ведь 27 статьёй закона об архивном деле за несохранность предусмотрена и административная, и даже уголовная ответственность!

После того, как помещение оборудовано, нужно принять архивариуса – можно и совместителя. В большой компании целесообразно всё-таки нанять отдельную единицу и внести её в штатное расписание.

Обязанности архивариуса можно прописать прямо в трудовом договоре или в должностной инструкции. ( вот образец инструкции ).

Вот ваш архив и создан. Теперь будем его комплектовать.

Комплектация архива

За основу будем брать номенклатуру дел ОК: идентично ей составим и номенклатуру архива (номенклатура подробно описана в предыдущей статье).

Для начала архивные шкафы или полки разделим:

  • где будут храниться документы со сроком меньшим, чем 10 лет;
  • где с 10-летним сроком хранения;
  • а где с 75-летним.

Каждый шкаф для удобства пронумеруйте по индексу номенклатуры.

На полки будем помещать закрытые дела – папки, в которых накопилось уже 250 листов. И, конечно, личные дела уволенных работников.

Оформляем дела для архива

По правилам дела в архиве оформляются так:

  • дело обязательно нумеруется и прошивается (то есть, если ваше закрытое дело находилось в папке-скоросшивателе, все документы нужно вынуть, прошить и пронумеровать. Журнал регистрации к делу можно пришить сюда же);
  • обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
  • приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
  • собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
  • опись подпишите и поставьте дату;
  • на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

Все утверждённые бланки документов можно найти вот тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984

Куда передать архив

Пока ваша фирма существует, должен и архив существовать. Если реорганизуетесь, все ваши документы, в том числе и архив, перейдут к правопреемнику. Отдельный случай – ликвидация!

Если фирма обанкротилась или ликвидируется, при этом нет никакого правопреемства, то в соответствии с пунктом 9.7.1 Правил ведения архива, архивные документы должны быть переданы в государственный архив. Он есть в каждом городе и районе.

И не забудьте – при передаче дел составляйте опись и составляйте акт о передаче!

А теперь совет новоиспечённым пенсионерам или тем, кому нужны архивные выписки: на ваш вопрос о том, как найти архив организации, в которой ранее работал, ответ прост:
— если есть выход в интернет, наберите в поисковике «найти контрагента», на сайте налоговой службы введите данные организации и получите выписку об организации (адрес, новое название, если есть), туда и обратитесь;
— если фирма ликвидирована, идите в городской или районный архив.

Вот реальный опыт архивирования документов:

«АРХИВ ДОКУМЕНТ»

Архивная обработка и уничтожение документов

Прайс-лист на 2014 год

Раздел 1

Обработка архивных документов

1.1

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов (по хронологии, структурам, алфавиту)

1.2

Проведение экспертизы научной и практической ценности документов, формирование дела или переформирование

Только для документов постоянного хранения и по личному составу

1.3

Нумерация листов в деле

Только для документов постоянного хранения и по личному составу

1.4

Оформление заверительных листов

Только для документов постоянного хранения и по личному составу

1.5

Составление описи дел

1.6

Составление заголовка дела и оформление титульного листа на компьютере

1.7

Оформление обложки дела рукописным способом

1.8

Составление внутренней описи (к приказам, личным делам, трудовым договорам и др.)

Только для документов постоянного хранения и по личному составу.

Общая стоимость зависит от количества документов в деле.

1.9

Присвоение и простановка архивных штампов и шифров на делах

1.10

Изъятие файлов, скрепок и скобок из документов

1.11

Переплет дел с использованием материалов исполнителя:

со стандартными листами формата А4

— до 200 листов

— свыше 200 листов

с нестандартными листами (авансовые отчеты, оборотно-сальдовые ведомости и др.)

1.12

Оформление корешка дела рукописным способом

1.13

Расстановка дел по коробам (или формирование дел в связки). Составление ярлыков

1.14

Составление предисловия к описи и научно-справочного аппарата

Только на документы, подлежащие передаче на хранение в государственные архивы.

Раздел 2

Уничтожение документов

2.1

Отбор и систематизация дел по группам, подлежащих уничтожению. Подбор статей и сроков хранения по «Перечню. ». Увязка или упаковка дел в мешки

Свыше 200 листов применяется коэффициент 2.

Если в делах будут обнаружены документы постоянного хранения или по личному составу, то следует добавить пункт 1.2

2.2

Составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Это интересно:  Гараж надо регистрировать: регистрация его в собственность, как зарегистрировать по декларации, а также какие документы в регистрационную палату для этого нужны и как уплачивается госпошлина?

Архивы Документы — Страница 7 из 70 — О недвижке.ру

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов и дел

Упорядочение дел управленческой документации постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, сформированных в делопроизводстве, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных листов, формированием обложки дела при отсутствии типографской

1 дело (до 100 листов)

Составление и оформление описей дел

Обработка дела научно-технической документации:

текстовой, сформированного в делопроизводстве, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных листов, формированием обложки дела при отсутствии типографской

1 дело (до 100 листов)

графической, сформированного в делопроизводстве, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных листов, формированием обложки дела при отсутствии типографской, фальцовка чертежей внутри дела

Обработка дел управленческой и бухгалтерской документации временного хранения ( до 5-ти лет), сформированных в делопроизводство, составление заголовка дел, простановка шифров на обложках дела, составление описей

Обработка личного дела уволенного работника:

сформированного в делопроизводстве, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных листов, формированием обложки дела при отсутствии типографской

Оформление заголовка корешка дела

Нумерация листов в деле

Перенумерация листов в деле

Составление внутренней описи документов в деле

Изготовление и оформление бирок к связкам дел по личному составу

Формирование связок дел, подлежащих хранению

Размещение коробок или связок на стеллажах

Перемещение дел в процессе упорядочения из структурных подразделений организации в рабочую комнату или архивохранилище, погрузочно-разгрузочные работы

Проверка наличия и состояния дел в ведомственном архиве по описям

Составление индивидуальной номенклатуры дел организации: проведение экспертизы ценности документов с полистным просмотром дел, определение сроков хранения дел, согласно законодательства, составление заголовков дел, редактирование заголовков дел, согласование статей номенклатуры дел, индексация статей номенклатуры дел, оформление номенклатуры дел машинописным способом

Оформление номенклатуры дел

Проведение экспертизы научной и практической ценности управленческой документации; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Выделение документов на уничтожение с истёкшими сроками хранения. (с полистным просмотром документов)
Составление и оформление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными требованиями

Формирование связок дел, не подлежащих хранению

Вывоз документов с истекшими сроками хранения на уничтожение (с учетом транспортных услуг и погрузо-разгрузочных работ)

от 500 до 3000 кг

Переплетные и брошюровочные работы

Изъятие скрепок, скоб разброшюровка дел

Выемка документов из файлов

Переплет дела со стандартными листами формата А-4 и толщиной корешка от 6 до 10 см

Переплет дела со стандартными листами формата А-4 и толщиной корешка от 6 до 10 см

При больших объемах работ, стоимость услуг по архивной обработке, переплету или передаче документов в архив на государственное хранение, утверждается руководителем «Проект-Архив». Сроки исполнения зависят от вида и объема работ и могут занимать от одного дня до нескольких месяцев.

Оплата за оказанные услуги производится на условиях и в порядке, предусмотренных договором на архивную обработку документов. Разовые, платные услуги, не требующие длительного срока исполнения(например услуги по уничтожению документов), могут оплачиваться заказчиком без заключения письменного договора по счету.

  • Здесь можно получить информацию о местах хранения документов по личному составу, необходимых для подтверждения фактов стажа работы, учебы, награждения, места проживания в г. Москве, актов гражданского состояния.
  • Здесь можно получить информацию о местах хранения документов, необходимых для наведения справок о работе в организациях города Москвы.

При проведении работ мы соблюдаем и руководствуемся:

— Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
— Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
— «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения» (М., 2000 г.),
— Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558);
— Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 ред. 28.04.2011).

Статья написана по материалам сайтов: kakimenno.ru, archives.ru, pravo-v-dele.ru, arhivdocument.ru, proektarhiv.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector